O Processamento de Dados Pessoais é algo de extrema relevância para a EPM, que apenas permite o uso lícito e necessário de tais dados, em conformidade com os princípios a seguir informados e de acordo com a legislação específica que regula o tema, valendo-se de medidas técnicas e organizacionais apropriadas, que permite o adequado atendimento à legislação supracitada.

Os Dados Pessoais são processados somente para finalidades específicas e claras. A finalidade do Processamento dos Dados determinada no momento ou antes da coleta, o que é comunicado ao "Titulares dos Dados", com o Processamento posterior compatível com a sua finalidade.

Neste aspecto, se a EPM recebe informações pessoais de um consumidor em razão de alguma problema com produtos reportados no SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor da EPM), esses dados não podem ser adicionados à nossa lista de Newsletter para recebimento das informações promocionais da EPM, o que somente será permitido caso o titular dos dados assim o desejar.

Ao determinar a finalidade da coleta de dados, a EPM compromete-se a fazê-lo de modo legítimo e devidamente regulamentado por lei, de modo a não tornar uma atividade lícita em algo ilícito, como é o caso de câmaras de segurança, atividade esta legítima no tocante à proteção da companhia e de todos os colaboradores, mas se tornaria ilícita de eventualmente se tratar de vigência exacerbada e contínua.

A EPM somente coletará os Dados Pessoais necessários para nossas finalidades e não pedimos ou mantemos detalhes irrelevantes. Não serão retidos Dados Pessoais na hipótese improvável de que talvez sejam úteis no futuro.

Ademais, os dados coletados serão, sempre que possível, precisos e atualizados, de modo que a EPM realizará a correção e/ou complementação necessária, sempre com a devida ciência e outorga do Titular dos Dados.

1.2 Formas de Utilização e Retenção de Dados

Os Dados Pessoais serão sempre mantidos de modo a permite a identificação do Titular dos Dados e somente pelo tempo necessário para as finalidades de Processamento, em consonância com as informações dadas ao Titular. A EPM não retém Dados Pessoais por tempo ilimitado, salvo expressamente exigido em contrário pela lei.

A EPM realizará, periodicamente e sempre em consonância com as determinações legais, a análise dos dados colocados sob seu gerenciamento, a fim de que, na eventualidade de se verificar qualquer inconsistência ou desnecessidade de utilização, será tomada a medida mais adequada, a fim de que o Dado Pessoal identificado esteja em consonância com a presente política.

Para tanto, a EPM deverá verificar os Dados Pessoais que retém sobre os funcionários quando eles deixarem a empresa, estritamente para fins previdenciários, prestação de informações e registro de histórico de quadro de funcionários, pelo tempo que a legislação determinar, por exemplo, no mínimo por 05 (cinco) anos, descartados todos os dados irrelevantes.

1.3 Orientações ao Titular dos Dados fornecidos

A coleta e/ou o processamento dos Dados Pessoais deverão observar sempre: i) o consentimento dos titulares; ii) as finalidades do Processamento; iii) a identidade e os detalhes de contato do Controlador de Dados Pessoais ("Controlador de Dados"), dos principais Processadores de Dados Pessoais ("Processador de Dados") e de seus representantes; iv) o período de manutenção dos Dados Pessoais de acordo com a finalidade; e v) a análise da obrigatoriedade ou não da coleta/processamento de determinados Dados Pessoais.

A EPM deverá informar o Titular dos Dados de maneira clara e objetiva, por meio de formulários simples, de fácil compreensão e acessibilidade, bem como em política de privacidade via site, mensagens e/ou e-mail, a respeito do processamento de Dados Pessoais dos funcionários e/ou dos clientes e usuários do site.

1.4 Dados Sensíveis e Consentimento

Os Dados Sensíveis não serão coletados ou processados pela EPM, exceto se tal processamento for necessário para a realização das obrigações e dos direitos da EPM no domínio do emprego, previdência social e direito à proteção social ou para proteger os interesses vitais do Titular dos Dados, ou se estiver relacionado a dados manifestamente tornados públicos pelo Titular dos Dados, ou se for necessário para o estabelecimento, exercício ou defesa de uma reivindicação legal, ou no caso de consentimento explícito do Titular dos Dados Sensíveis.

Os Dados Sensíveis serão sempre processados com maior cuidado e discrição, de modo a evitar qualquer tipo de situação vexatória e/ou discriminatória. Na eventualidade de se utilizar os Dados Sensíveis em situação prejudicial ao seu Titular, a EPM tomará as medidas cabíveis para a reparação imediata.

Com efeito, nos termos da legislação vigente, deve-se sempre coletar o consentimento inequívoco ao Processamento de Dados Pessoais dado pelo Titular dos Dados.

Os Dados Pessoais fornecidos de forma voluntária por seu titular serão reconhecido como devidamente consentido, eis que o Titular recebeu as devidas informações, incluindo a possibilidade de não prosseguir com o fornecimento consentido de seus dados e seguiu com tal compartilhamento de seus Dados Pessoais.

O consentimento não costuma ser necessário quando os Dados Pessoais são processados para executar um contrato do qual o Titular dos Dados é uma parte, para cumprir uma obrigação jurídica, para proteger os interesses vitais do Titular dos Dados ou de outra pessoa, ou para fins de um interesse legítimo representados por nós ou por terceiros, quando não excedido pelos interesses, direitos e liberdades do Titular dos Dados.

A EPM compromete-se a não condicionar a execução ou cumprimento contratual à conceção de Dados que não sejam estritamente necessários para o bom funcionamento do quanto pactuado e/ou para a necessidade da relação estabelecida com o Titular de Dados

1.5 Utilização dos Dados

Na eventualidade de ser necessário compartilhar, no todo ou em parte, o Processamento de Dados Pessoais para Processadores de Dados, a EPM reconhece que será responsável por toda as medidas adotadas em relação a tais Dados em seu nome.

Desta forma, a EPM compromete-se, sem prejuízo de outras medidas de segurança que entender necessária, a exigir de parceiros o devido processamento dos Dados Pessoais e a utilização de Política de Privacidade, nos termos do contrato firmado Processadores de Dados terceirizados;

Caso entenda necessário, a EPM poderá pedir provas de que os Dados serão tratados nos exatos termos desta Política e em total observância à legítima finalidade da utilização dos Dados.

Igualmente, na eventualidade da EPM ser considerada como Processadora Terceirizada para a utilização dos Dados Pessoais por meio desse intermediário, será necessário aplicar na integralidade as previsões da presente Política.

2 RELAÇÃO COM ÓRGÃOS FISCALIZADORES

2.1 Dever de Denunciar

Todo e qualquer colaborador da EPM tem o dever de denunciar quaisquer irregularidades verificadas em relação ao processamento de Dados Pessoais. O escopo de denúncias para a EPM abrange o comportamento exigido pela empresa conforme definido em nosso Código de Conduta, nesta Política e em nossas outras Políticas Internas.

2.2 Canais Internos

2.3 Investigação Interna e Relação com Fiscais

Todas as denúncias e informações, levadas ao conhecimento da EPM por intermédio dos canais de denúncia apropriados, serão devidamente tratadas e solucionadas por intermédio de investigações internas. Com base nos levantamentos de tais investigações, serão adotadas todas as medidas necessárias para a solução do problema, incluindo o prazo para cumprimento.

Na eventualidade de se verificar alguma fiscalização realizada por órgão competente, o funcionário que o atender deverá dirigi-lo imediatamente à Diretoria da EPM, que por sua vez fará as tratativas com base na presente Política e nos demais manuais internos. Fiscalizações surpresa podem ocorrer num cenário de atendimento ao público, com lojas físicas, o que não é o caso da EPM, no entanto, deve-se sempre estar atento ao atendimento telefônico e fazer valer as disposições desta Política e toda e qualquer situação de coleta de Dados.

3 SIGNIFICADOS

Dados Pessoais - Informações que permitem identificar, por si só ou quando combinadas com outras informações, uma pessoa física.

Dados Sensíveis - Dados pessoais que, se mal utilizados, podem causar um prejuízo ou constrangimento extremamente grave a uma pessoa física (ex: opiniões políticas, crenças religiosas, filiação sindical, dados a respeito da saúde ou da vida sexual). Consulte o Anexo 1 para mais detalhes.

Titular dos Dados - A pessoa física (seja um consumidor, funcionário, cliente ou fornecedor, e quaisquer outros terceiros) à qual pertencem os Dados Pessoais.

Processador de Dados - Quem processa dados pessoais em nome do Controlador de Dados.

Usuários - Funcionários, diretores, consultores e fornecedores que recebem da EPM Recursos de Comunicações Eletrônicas para auxiliá-los na realização de suas funções de trabalho ou contribuições.

Processamento - Qualquer operação ou conjunto de operações que é realizado sobre Dados Pessoais, seja ou não por meios automáticos, como coleta, gravação, retenção, organização, armazenamento, adaptação ou alteração, atualização, recuperação, consulta, uso, revelação por transmissão, disseminação ou disponibilização, alinhamento ou combinação, bloqueio, eliminação ou destruição.

Controlador de Dados - Quem, sozinho ou conjuntamente com outros, determina as finalidades e os meios do Processamento de Dados Pessoais.

Formas de Comunicação Utilizando dispositivos eletrônicos, software e meios de comunicação eletrônica, incluindo, entre outros, computadores pessoais e estações de trabalho, laptops, telefones e smartphones, impressoras, modems, máquinas de fax, sistemas de correio eletrônico, mensagens instantâneas e mensagens de voz possuídos, arrendados ou de outra forma gerenciados pela EPM.